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홍보 담당자에게 중요한 능력 중 하나는 할 일을 잘 관리하는 것입니다. 눈코 뜰 새 없이 바쁘게 업무를 하다 보면 제한된 시간 안에 다양한 업무에 대한 계획을 세우기도 어렵고, 계획을 세웠더라도 갑자기 기자에게 문의가 오거나 계획에 없던 업무를 맡게 될 때도 있습니다. 그럴수록 중심을 잘 잡고 차근차근 일을 처리해 나가는 것이 중요합니다.

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오늘은 홍보 담당자를 위한 업무 정리 방법 4가지를 소개합니다.

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1. 업무의 우선순위를 정한 뒤 하나씩 처리하기

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여러 가지 할 일이 머릿속에 정리가 안 되는 상황이 오면 우리의 뇌는 과부하가 걸리게 됩니다. 오늘 할 일을 기록하고 업무의 우선순위를 정한다면 무엇을 해야 할지 고민하는 시간을 줄이고 불필요한 에너지 소모를 줄일 수 있습니다.

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우선순위를 정한 뒤에는 그 순서에 따라 한 번에 한 가지 일에 집중하도록 합니다. 하루 동안 반드시 해야 할 일에 집중할 수 있게 됩니다.

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2. 폴더 및 파일 정리

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여러 프로젝트를 진행하는 홍보 담당자는 시간이 흐를수록 엄청난 양의 파일이 컴퓨터에 쌓이게 됩니다. 행사를 한번 다녀와도 수십장에서 수백 장의 사진과 동영상이 쌓이게 됩니다.

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결국 점점 쌓여가는 파일을 어떻게 효율적으로 관리하느냐가 업무 정리를 잘하는 노하우가 됩니다.

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규모가 큰 기업은 업무 효율과 인수인계를 더욱더 쉽게 하도록 폴더 또는 파일명 서식이 정해져 있는 경우가 있습니다. 만약 서식이 따로 정해져 있지 않다면 자신만의 규칙을 정해 정리해 놓는 것이 좋습니다.

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폴더와 파일은 연도별, 우선순위, 작성날짜 기준으로 정렬해 놓으면 편리합니다.

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이렇게 정리하면 작업한 날짜별로 폴더와 파일이 정리되기 때문에 쉽게 내가 원하는 자료를 찾을 수 있습니다.

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3. 일정 관리

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우선순위를 정하여 할 일을 파악했다면 스케줄과 마감일을 정하는 것이 좋습니다. 일정표와 마감일이 없이 일하면 진행 속도가 느려질 수 있습니다. 또한 마감일을 정하면 제한된 시간 안에 최대한 효율적으로 일을 할 수 있는 방법을 터득하게 됩니다.

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일정표는 기간별로 여러 가지를 짜는 것이 좋습니다. 3개월, 주, 일 단위 계획표를 만듭니다. 각 업무의 소요 시간을 예상에 적절히 시간을 분배하되 예상 밖의 요소가 생길 수 이도 있음므로 약간의 여유를 둡니다.

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4. 프로젝트 관리 툴 이용하기

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프로젝트 관리 툴을 이용하면 다양한 업무와 스케줄을 편리하게 관리할 수 있습니다. 프로젝트 관리 앱은 업무를 시각화해서 보여주기 때문에 나에게 할당된 업무량과 진행 상황을 파악할 수 있습니다.

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대표적인 프로젝트 관리 툴은 아사나, 테스크월드, 라이크, 플로우 등이 있습니다. 자세한 내용은 뉴스와이어 블로그 ‘생산성 높이는 프로젝트 관리 툴 5가지’에서 확인할 수 있습니다.

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