◆ 공백 또는 진부한 제목

"제목없음"의 메시지를 보내는 것은 이치에 맞지 않다. 사람들이 받는 메일의 엄청난 양을 생각할 때, 당신의 메시지가 적시에 읽혀지기를 바란다면 제목이 매우 중요하다. 제목은 당신의 메시지를 짧게 묘사할 수 있어야 한다. "안녕" 또는 "안녕하세요"와 같은 제목은 받는 사람이 당신의 메일을 즉시 읽도록 하지 못한다.

◆ 주제와 맞지 않는 머리말

각각의 메시지가 무엇인지 알 수 있도록 "연락정보", "그래픽" 또는 "홈페이지"와 같이 머리말을 달아주어라. 무조건 '답장하기'를 누르지 마라. 머리말을 달아주면 수신자는 재빨리 자신의 특정 폴더로 메일을 이동시킬 수 있다. 머리말과 함께 제목도 바꿨다면 이제 새로운 메시지를 시작해라.

◆ 수신자에 대한 메시지의 비인간화

이메일이 비공식적이긴 하지만, 역시 인사는 필요하다. "Dear Mr. Kim", "Hello, Jim" 혹은 그냥 "Jim"과 같은 말로 시작하라. 받는 사람의 이름을 빼먹게 되면 당신의 메일은 냉담하고 차가워진다.

◆ 어조에 대한 비고려

다른 사람과 얼굴을 맞대고 대화를 할 때, 대화의 93%는 비언어이다. 이메일 수신자는 당신의 얼굴이나 목소리를 들을 수 없다. 따라서 조심스럽고 신중한 단어 선택이 필요하다. 스스로 상대편의 입장에 서서 당신의 말들이 사이버 공간에서 어떻게 전해질지는 생각해 보아라.

◆ 미교정

이메일 사용 초기에, 이런 형태의 커뮤니케이션을 완벽할 필요가 없다는 말이 있었다. 하지만 그것은 틀린 말이다. 이메일은 당신을 대변하는 것이다. 알맞는 대문자와 구두점을 사용하고, 항상 철자를 체크하라. 기억할 것은, 철자 체크를 오자를 찾아주긴 하지만 잘못 사용된 단어는 찾아내지 못한다는 것이다. 이에 대한 좋ㄷ은 방법은 메일을 쓰고 난 후에 보내는 사람의 이름과 주소를 적는 것이다. 먼저 이름과 주소를 제외한 모든 문장을 주의 깊게 체크하라. 문법과 구두점, 철자, 문장의 명확성에 대한 교정을 하라. 그리고 말하고자 하는 내용을 잘 전달하고 있는지, 어조는 어떠한지, 메일을 쓸 때 다소 감정적이었다면 발송하기 전에 잠시 시간을 가져 보았는지, 보내고자 하는 파일은 첨부가 되었는지를 확인하라.

◆ 소설을 쓴 듯한 장문의 메일

메시지는 짧게 전하라. 2-3개의 문장을 포함하는 몇 개의 단락으로 구성하라. 사람들은 이메일을 대충 훑어보듯이 읽는다 따라서 길고 많은 내용은 읽지 않고 넘어간다. 장문의 메일을 써야 한다면 차라리 전화를 하거나 미팅을 해라.

◆ 동의없는 회람

대부분의 사람들이 이 부분에서 잘못하고 있다. 생각해보자. 오직 당신에게만 온 메일이라면 왜 그것을 다른 사람에게 넘겨주는 데 대한 책임을 질 것인가? 그러한 짧은 판단으로 인해, 기밀 정보가 유출되는 일이 자주 발생한다. 허가나 동의 없이는 당신에게만 보내진 그 어떤 것도 타인에게 전달하지 마라.

◆ 수신자 외 다른 사람이 당신의 메일을 보지 않을거라는 생각

일단 보내기 버튼을 눌렀다면, 그 이메일이 어디까지 가게 될지는 그 누구도 알 수 없다. 다음날 길거리 광고판에서 보게 되길 원하지 않는 내용의 전달은 인터넷을 사용하지 마라. 개인적이거나 중요한 정보의 커뮤니케이션은 다른 방법을 사용하라.

◆ 서명의 생략

당신의 이름이 메일의 첫 부분에 포함되어 있더라도 항상 당신의 이름으로 마무리하라. 그리고전화번호, 팩스번호, 주소 등과 같은 연락정보를 함께 넣어라. 수신자가 당신에게 전화를 하거나 이메일을 사용할 수 없는 서류를 보내고 싶어할 지도 모른다. 모든 정보와 함께 공식적인 서명 부분을 만드는 것이 가장 프로페셔널한 방법이다.

◆ 즉각적인 반응에 대한 기대

컴퓨티에 이메일을 열어놓고 앉아 있는 사람은 아무도 없다. 인터넷 커뮤니케이션의 매력은 바로 편리함이다. 방해가 아니다. 사람들은 당신이 아닌, 그들이 편한 시간에 메시지를 확인한다. 즉각적인 응답이 필요하다면, 전화를 걸어라.

이메일은 분명 의사소통을 쉽고 빠르게 해주며 당신에 대한 강한 인상을 남겨 호의적이고 프로페셔널한 관계를 형성하는 데 도움을 준다. 기술을 효과적이고 적절하게 이용하는 사업가들은 중요한 순간에 나타나는 그 노력의 결과를 보게 될 것이다.